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OA(数字化办公系统)是如何运作的——法务管理功能拆解!
法务管理的整体流程是比较简单的,主要就是合同审批和用印审批两大模块,大致的流程图如下:
要更细化的话,主要就是包含合同管理、合规管理、纠纷案件管理、知识产权管理四大功能点,下面来详细展示下各自的功能和最终实现效果。
合同管理是企业法务管理中的重要模块,它对企业的合同进行全面、系统的管理和监督。合同管理主要包括合同审核、合同签订 / 用印、合同模板录入、合同模板库等。
在合同签订使用之前,需要经过法务人员的审核,在法务审核通过后便可以投入使用,整体业务流程如下:
在签订合同时,要确保合同各方的意愿得到真实表达,合同条款明确无误。同时,根据企业的规定进行用印操作,使合同具有法律效力。
合同模板录入是将企业常用的合同模板准确地录入到系统中。这些合同模板应涵盖各类业务类型,并且经过专业的法律审核,以保证其合法性和规范性。录入的合同模板将为后续的合同起草工作提供便利。
合规管理是企业法务管理中的重要组成部分,旨在确保企业的运营活动符合法律法规、行业规范和内部政策的要求。
当公司业务人员对对应事务是否合规方面有疑问时便可以填写该表单。比如在互联网类公司中,经常会有获取自己公司旗下产品的客户对某个业务模块操作频次来进行数据分析的需求,当业务人员不清楚该需求是否合规时便可以向法务人员进行咨询。
业务人员提交完流程数据以后经由法务人员进行审批后,审批结果会抄送给发起人,同时发起人可以对法务人员的处理进行评价,评价结果也将抄送给对应得处理人员。
公司法务人员将公司现有的合规制度填写到本表中,将模板发布给对应部门进行查看取用。公司成员可以在该表单【查看合规制度】权限组下查看合规制度数据,也可以在【合规制度看板】仪表盘中查看制度状态为发布中的合同。
公司内部总会定期对员工进行现有制度的培训。【合规管理】里面就利用【学习培训发起】与【学习培训】两个流程表单实现了批量对员工发起学习任务的需求。
在有对应培训任务时,法务人员可以填写【学习培训发起】流程表单,在【培训人员】字段填写上本次有学习培训任务的员工,并填写上培训内容。流程发起后便会对各个培训人员发起【学习培训】流程表单的待办。
对应培训人员收到待办后需要先计划好学习完成时间,提交后进入学习阶段。当到达培训人员自己填写的【计划完成时间】且还未完成学习任务时,培训人员会收到对应的提醒消息,提醒他还有对应的学习任务没有完成。学习完成后需要填写学习成果,提交后由法务人员进行评分,结果将抄送给对应培训学习人员。
纠纷案件管理是企业法务管理中的关键模块,旨在有效处理和跟踪企业面临的各类纠纷案件。
纠纷案件管理的基础之一。它涉及对委托处理案件的外部机构或个人进行全面管理,包括资质审查、合作协议签订、工作监督和评估等,以确保委托方能够高效、专业地为企业处理纠纷案件。
在发现纠纷案件时,将案件的详细信息,如案件类型、涉及的当事人、纠纷的核心问题、发生时间和地点等准确录入系统,龙8体育官网为后续的处理和分析提供基础数据。
知识产权管理同样也是企业法务管理中的重要一环,对于保护企业的创新成果和核心竞争力具有关键作用。
公司员工在有知识产权申请需求时填写该表单。流程提交后会先交由法务人员进行审核,再由领导进行审批,对应审批结果都会抄送给申请人。
在申请使用已有的知识产权时,首先需要在【选择知识产权】字段里选择自己需要申请使用的对应知识产权,申请人填写好相应的申请信息以后提交给法务人员进行审批,审批完成后会抄送给对应申请人。
知识产权总会避免不了被侵权的时候,这时候就需要发起维权申请。在填写申请时,首先需要选择需要进行维权的知识产权,申请人填写好维权信息以后提交给法务进行审批,审批完成后法务人员会对维权进行进一步的处理,最终处理完成以后将结果抄送给申请发起人。
总之,法务管理在企业的众多业务里也许只是一小部分,但却是企业稳定运行中绝对不能轻视的关键环节。哪怕是一个小小的法律疏忽,都可能给企业带来难以估量的损失。所以,千万别因为它看似 小 就不当回事儿。
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